Подписать документы от поставщика в личном кабинете



Чтобы торговать маркированными товарами, сначала нужно подписать документы от поставщика. Поставщик отправляет их вам в электронном виде, когда отгружает товар. Рассказываем, как работать с документами в личном кабинете Эвотора.


    Как работать с УПД

    В системе маркировки используется универсальный передаточный документ (УПД). Он заменянет товарную накладную и счёт-фактуру. По УПД бухгалтер рассчитает налоги — НДС или налог по упрощёнке — а вы посчитаете количество товара и примете поставку на баланс в товароучётке. Так УПД упрощает документооборот.

    УПД формирует и отправляет вам поставщик, когда привозит товар. Вы сверяете УПД с реальной поставкой. Если УПД совпадает с поставкой, вы подписываете его, а если расходится — отказываетесь и возвращаете поставщику на доработку. Когда вы подписываете УПД, «Честный знак» получает оповещение, что товар перешёл от поставщика к вам. Подписывать УПД обязательно — иначе поставщик не отгрузит товар.

    Документооборот по маркировке происходит в электронном виде. Вы получаете УПД в личном кабинете оператора электронного документооборота (ЭДО) и подписываете усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

    УПД можно подписывать в личном кабинете Эвотора. Это удобно, если вы ведёте товарный учёт: когда вы подпишите УПД, Эвотор сам обновит остатки товаров — не нужно делать этого вручную. А если у вас несколько операторов ЭДО, вы будете принимать документы ото всех в одном месте — не нужно ходить по разным личным кабинетам.

    Чтобы работать с УПД, откройте «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)». Он появится, как только вы установите на Эвотор приложение «Маркировка».

    Читайте также: Как подписывать документы от поставщика на Эвоторе

    Что нужно для начала

    Чтобы получать новые УПД, подписывать их или аннулировать, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

    УКЭП можно подключить либо к компьютеру, с которого вы будете заходить в личный кабинет, либо к Эвотору — тогда личный кабинет будет обращаться за подписью к смарт-терминалу. Кроме того, вы можете подписывать документы через мобильное приложение личного кабинета с телефона или планшета — тогда подпись нужно подключить к Эвотору.

    В зависимости от того, какая у вас подпись и как будете с ней работать, вам понадобятся дополнительные программы — «Крипто Про» CSP 5.0, расширение «Крипто Про» для браузера и плагин «Крипто Про» для работы с УКЭП в браузере, либо приложение «Лицензия Крипто Про» на Эвотор.

    Подробнее: Как выбрать подпись для маркировки и дополнительные программы

    Если у вас уже есть учётная запись одного из операторов ЭДО, используйте для работы с маркировкой ту подпись, с которой вы регистрировали учётную запись. Если для маркировки вы оформляли новую подпись, её надо привязать к учётной записи.

    Прежде чем подписывать документы, заполните информацию о подписанте. Если будете подключать подпись к компьютеру, введите информацию в «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)» → «Настройки ЭДО». Если будете подключать подпись к Эвотору, сделайте это в приложении «Маркировка». Зайдите в «Маркировка» → «Настройки» → «Информация о подписанте».

    Подробнее: Как ввести информацию о подписанте

    Как получить новые документы

    Откройте «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)».

    Прежде чем работать с документами, обновите список. Это нужно делать в начале каждого сеанса работы.

    Если в вашем личном кабинете с маркировкой работают несколько юридических лиц, выберите то, для которого хотите обновить список документов. Проверьте, что сертификат УКЭП  соответствует юридическому лицу.

    docslk_01.png

    Если вы зарегистрированы в нескольких системах ЭДО, выберите оператора, от которого личный кабинет получит список документов. Получение документов от всех ЭДО одним обновлением не поддерживается.

    docslk_02.png

    Нажмите «Обновить».

    docslk_03.png

    Если вы подключили УКЭП к компьютеру, «Крипто Про» попросит выбрать сертификат подписи. Выберите сертификат, с которым в регистрировались у вашего оператора ЭДО, иначе обновление закончится ошибкой.

    Если вы подключили подпись к Эвотору, при первой попытке обновления документов возникнет ошибка. Нажмите «Продолжить через ЭЦП на терминале». Поставьте галочку «Запомнить выбор», если не хотите, чтобы ошибка возникала снова. Изменить эту настройку можно в разделе «Настройки ЭДО».

    docslk_04.png

     

    Личный кабинет сообщит об успехе и зафиксирует дату и время последнего обновления. Если у вас есть новые документы, они появятся в списке.

    docslk_05.png

    Если обновление закончится с ошибкой, личный кабинет объяснит, что именно пошло не так и как это можно исправить.

    Как подписать документ

    Открыв любой документ, вы увидите его номер, дату, информацию о поставщике, список товаров.
    Здесь же можно сверить документ с фактической поставкой. Проводить сверку необязательно, но рекомендуем сделать это. Подписанные документы уйдут в «Честный знак», и вы будете отвечать за все товары, которые получили по бумагам. 

    Нажмите «Подписать».

    docslk_06.png

    Подписывать можно документы в статусе «Новый» и «Не подписан». Статус «Не подписан» получают документы, подписание которых завершилось ошибкой, и теперь их нужно подписать заново.

    Если вы подключили УКЭП к компьютеру, «Крипто Про» попросит выбрать сертификат подписи. Выберите сертификат, с которым в регистрировались у вашего оператора ЭДО, иначе обновление закончится ошибкой.

    Если вы не проводили сверку, личный кабинет попросит подтвердить доверительное подписание. Нажмите «Подписать».

    docslk_09.png

    Готово! Вы подписали документ!

    Как аннулировать документ

    Если в документе что-то не так, его нужно аннулировать. Аннулировать можно документы в статусах «Новый», «На подписании», «Не подписан» или «Подписан». Аннулирование — это полная отмена документа. Поставщик должен будет создать новый исправленный документ и отправить его вам. Для аннулирования документов тоже нужна УКЭП.

    Оператор «Платформа ЭДО» не поддерживает аннулирование документов через личный кабинет Эвотора. Отклонить документ вы можете в личном кабинете оператора.

    Откройте документ. Нажмите «Отклонить».

    docslk_07.png

    Напишите сообщение поставщику с объяснением причин аннулирования. Нажмите «Аннулировать». 

    docslk_08.png

    Документ примет статус «Ожидает аннулирования». Поставщик может либо подтвердить ваш запрос, либо отклонить его. В первом случае документ получит статус «Аннулирован», во втором — «Отказано в аннулировании».

    Поставщик может прислать запрос на аннулирование вам. Он тоже должен указать причину. Документ с таким запросом получит статус «Запрос на аннулирование». Вы тоже можете подтвердить запрос или отклонить его.

    Готово! Вы аннулировали документ.

    Как сверить поставку

    Если в документе есть маркированные товары, личный кабинет предложит сделать сверку. Это не обязательно, можно согласиться на так называемое доверительное подписание. подписывая УПД, вы отчитываетесь в «Честный знак», что получили все товары из УПД.

    docslk_11.png

    Чтобы провести сверку, подключите к компьютеру 2D-сканер через любой USB-порт.

    С какими сканерами работает Эвотор

    Начните сканировать коды маркировки. Если марки нет в УПД, личный кабинет сообщит об этом.

    docslk_10.png

    Если марки нет в УПД или после сверки остались неотсканированные товары, обратитесь к поставщику. Когда сверите все товары, личный кабинет предложит подписать документ.

    Когда сверите поставку и подпишите УПД, личный кабинет предложет принять товары на баланс. Он свяжет товары из УПД с позициями из номенклатуры Эвотора, создаст новые позиции, если надо, и обновит остатки. Чтобы управлять товарами, перейдите в «Личный кабинет» → «Товарный учёт».

    Готово! Вы сверили документ с поставкой!


    Остались вопросы или не решили проблему?



    Получить консультацию

    бесплатный звонок


    Нажимая кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных

    ООО "ЭВОТОРГ", официальное представительство "ЭВОТОР", с 2017 г. на рынке контрольно-кассовой техники.

    г. Тюмень
  1. г. Тюмень, ул. Советская, 124
  2. Email: cto@evotorg.com

    +7 (3452) 65 92 72
    г. Курган
  3. г. Курган, ул. Кирова 105
  4. Email: sale.kgn@evotorg.com

    +7 (3522) 26‒51‒62