Онлайн‐касса для ИП

Как обслуживать онлайн-кассу для ИП и какие расходы нужно учитывать
Соблюдение закона № 54-ФЗ о фискальных накопителях для ИП не ограничивается покупкой онлайн-кассы. Эксперты рассказывают, какие дальнейшие расходы могут возникнуть при обслуживании контрольно-кассовой техники (ККТ), что можно сделать самостоятельно, а в каких случаях лучше обратиться к профессиональным техническим специалистам.
Кому необходимо обслуживание онлайн-кассы
Согласно Закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, все ИП должны использовать онлайн-кассы. Однако, имеются пять категорий предпринимателей, которые освобождены от этого требования:
Предприниматели, работающие в области присмотра и ухода за детьми или занимающиеся ремонтом обуви. Полный список видов деятельности перечислен в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.
ИП, выбравшие налог на профессиональный доход (НПД) в качестве налогового режима. Они должны использовать специальное мобильное приложение "Мой налог" для формирования чеков.
ИП, работающие на патентной системе налогообложения, если их вид деятельности упоминается в пункте 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. Например, арендодатели, кондитеры и разработчики компьютерных программ. В этом случае, предприниматели могут выдавать покупателям документ, подтверждающий расчет, заполненный от руки или напечатанный на компьютере.
Предприниматели, осуществляющие расчеты с покупателями в труднодоступных местах. Региональные власти определяют, какие местности считаются труднодоступными, и публикуют соответствующие списки в официальных документах. Обычно это малонаселенные деревни и села без общественного транспорта и интернета. Тем не менее, если покупатель попросит, предприниматель обязан выдать документ, подтверждающий расчет."
Такой документ может быть заполнен от руки или напечатан на компьютере. Он должен содержать информацию о товаре или услуге, ее стоимость, дату и номер документа. Также необходимо указать ФИО и адрес предпринимателя, его ИНН и ОГРНИП.
Кроме того, владельцы онлайн-касс должны покупать и устанавливать на них специальное программное обеспечение (ПО), которое связывает кассу с ФНС и обеспечивает передачу данных о продажах. Это ПО должно соответствовать требованиям, установленным ФНС.
Если у владельца кассы возникают проблемы с ее работой или ПО, он может попытаться решить их самостоятельно, обратиться за помощью к производителю оборудования или к специализированной технической компании. Однако стоит отметить, что ремонт кассы или замена ее элементов может потребовать дополнительных расходов.
Таким образом, обслуживание онлайн-кассы для ИП требует не только ее покупки, но и установки соответствующего ПО, регистрации в ФНС, а также возможного обращения к техническим специалистам для решения проблем с ее работой. Все это следует учитывать при планировании расходов на соблюдение требований Закона № 54-ФЗ.
Какие шаги необходимо предпринять для обслуживания кассового аппарата?
Прежде всего, нужно приобрести кассу, выбрав из списка моделей, соответствующих требованиям закона, представленных в реестре ККТ налоговой службы. При покупке следует учитывать габариты, скорость печати чеков, возможность подключения к интернету и дополнительному оборудованию. Также важно уточнить у продавца, как будет происходить обновление прошивки на кассе, а также следить за обновлением кассовой программы для формирования чеков в соответствии с изменениями законодательства.
Для сезонного бизнеса можно взять кассу в аренду, а компании-арендодатели, как правило, берут на себя регистрацию кассы в налоговой службе и замену неисправной техники.
К дополнительному оборудованию следует приобрести фискальный накопитель (ФН) — чип, который записывает и хранит информацию о расчетах, срок действия которого следует выбрать в зависимости от типа бизнеса: на 15 месяцев или на три года. Установка накопителя зависит от модели кассы и может потребовать обращения в авторизованный сервисный центр, если производитель не предусмотрел удобный способ замены ФН. Дополнительно нужна чековая лента и сервис ОФД, который передает кассовые документы в ФНС. Однако бизнесмены, работающие в местностях, отдаленных от сетей связи, на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки, могут быть исключены из обязательного подключения к ОФД.
Также может понадобиться учетный сервис для ведения каталога товаров и услуг, квалифицированная электронная подпись (КЭП) для подписания электронных заявлений на регистрацию кассы, 2D-сканер для считывания штрихкодов, акцизных марок и кодов маркировки, терминал эквайринга, если он не встроен в кассу, весы, денежный ящик и кухонный принтер для передачи заказов на кухню. После подключения кассового оборудования необходимо протестировать его работу и настроить соответствующие параметры в соответствии с требованиями законодательства. Затем необходимо зарегистрировать кассу в ФНС и настроить взаимодействие с онлайн-кассой через сервис онлайн-передачи данных (ОФД). После успешной регистрации кассы и настройки ее работы с ОФД можно начинать работу с использованием электронной кассы."
Авторизованные сервисные центры (АСЦ) занимаются обслуживанием онлайн-касс для ИП, включая продажу и ремонт кассовой техники. Рекомендуется обратиться в тот сервисный центр, где касса была приобретена, т.к. многие модели имеют гарантийное обслуживание на год и могут быть починены или заменены бесплатно. В АСЦ также можно получить негарантийное обслуживание и помощь в регистрации или перерегистрации кассы в ФНС. Разовые услуги могут быть предоставлены, а также годовое обслуживание.
Неправильное использование кассы может привести к штрафам. Минимальный штраф за неприменение кассы для ИП составляет 10 000 рублей или от четверти до половины суммы расчета, проведенного без кассы. Например, если касса у ИП сломалась, и он торгует без нее целый месяц, получив выручку в размере 400 000 рублей, то ФНС может назначить штраф до 200 000 рублей. При повторном нарушении, когда сумма операций «мимо кассы» превысит 1 000 000 рублей, ИП могут обязать прекратить торговлю на срок до 90 суток. Также ИП может быть наказан штрафом за использование кассы, которая не соответствует законодательству, или за нарушение порядка регистрации, перерегистрации и применения онлайн-кассы. За это можно получить предупреждение или заплатить штраф в размере от 1500 до 3000 рублей.