СБИС / Saby Docs · Отправка документов

Как отправить счёт, акт, письмо или файл через СБИС (Saby)

В Saby можно отправлять структурированные документы и произвольные вложения. Сначала определите результат: передать электронный оригинал по ЭДО, направить письмо или дать партнёру файл для ознакомления.

Выберите тип документа по задаче

Если для операции требуется формализованный электронный документ, загрузка PDF не создаёт его автоматически. Проверьте, какой формат согласован и предусмотрен для вашей сделки.

Создание и подготовка отправки

В общем кабинете откройте «Документы → Исходящие», создайте документ нужного типа. Проверьте отправителя, номер и дату, затем выберите получателя. Заполните предусмотренные сведения и прикрепите файлы.

Откройте вложения перед отправкой: убедитесь, что файлы читаются, относятся к этой сделке и не содержат лишних персональных данных. Исполняемые и заражённые файлы отправлять нельзя. Для крупных пакетов учитывайте лимиты; в роуминге они зависят и от оператора получателя.

Если документ сформирован в учётной системе, сначала проверьте интеграцию. Ручная повторная отправка уже переданного документа может создать второй экземпляр.

ЭДО или электронная почта

При отправке по ЭДО выберите ящик контрагента и проверьте подпись и полномочия. Для другого оператора уточните готовность роуминга.

Если нужна отправка по email из Saby, должна быть настроена соответствующая переписка. Проверьте адрес и способ передачи вложений. Отправка на почту не равна получению подписанного оригинала по ЭДО.

В доступном интерфейсе перед завершением используйте «Кому и что»: здесь особенно важно проверить, кто получает пакет и какие файлы требуют ответной подписи.

После отправки

Проследите состояние конкретного документа. Для письма может требоваться ответ, для первички — предусмотренное утверждение или подпись получателя. Если партнёр не видит пакет, сравните ящик, канал и время отправки, а не пересылайте его многократно.

Сохраните результат и связанные подтверждения. Внутреннее уведомление о действии сотрудника не заменяет подтверждения доставки внешнему адресату.

Частые вопросы

Можно отправить файл без создания первичного документа?

Для переписки и передачи вложений есть соответствующие сценарии. Но такой файл не заменяет обязательный вид первички, если он требуется для операции.

Нужно ли подписывать каждый счёт?

Не переносите правила одного документа на все остальные. Требования зависят от вида документа, сделки и согласованного порядка обмена.

Материал Эвоторг